Апостиль на российских и украинских документах в США

Что такое апостиль, и чем он не является

Апостиль: стандартизированный штамп или лист, который прикрепляет к официальному документу орган страны, выдавшей этот документ. Он подтверждает, что подпись, полномочия подписавшего лица и печать на документе настоящие. Страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции 1961 года, принимают апостили друг друга вместо цепочки консульской легализации. Россия, Украина и США являются участниками этой конвенции.

Апостиль не подтверждает, что содержание документа правдиво, и он ничего не переводит. Это штамп или подшитый лист с десятью пронумерованными полями под заголовком Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961): страна, кто подписал документ и в каком качестве, какая печать на нём стоит, а также где, когда, кем и под каким номером выдан апостиль. В России это чаще штамп на самом документе или на подшитом к нему листе; в Украине чаще отдельный прикреплённый лист.

Нужен ли апостиль USCIS? Почти никогда

Для иммиграционных заявлений ответ почти всегда отрицательный. Правило USCIS о документах на иностранном языке требует полный перевод на английский с заявлением переводчика о полноте, точности перевода и его компетентности. Апостиль на свидетельствах о рождении, браке, разводе или справках из полиции правило не требует. Для форм I-130, I-485, I-765 и N-400 стандартный пакет: это чёткая копия оригинала и заверенный перевод.

Путаница возникает по двум причинам. Офицер может запросить дополнительное подтверждение документа, если у него есть сомнения, а некоторые заявители заранее ставят апостиль сами. Это личный выбор, а не требование. Если апостиль на документе уже есть, приложите его и переведите вместе с документом. Если апостиля нет, не откладывайте подачу заявления, чтобы его получить, если только инструкция к форме или запрос USCIS прямо об этом не просят.

Кто действительно просит апостиль

За пределами иммиграционных дел каждое учреждение устанавливает свои правила. Чаще всего апостиль просят такие организации:

• Суды. Иностранный официальный документ, представленный как доказательство в американском суде, обычно требует подтверждения подлинности, и апостиль это стандартный способ его получить для документов из стран Гаагской конвенции. Типичные примеры: решения о разводе, судебные постановления и заверенные у нотариуса доверенности.
• Университеты, лицензионные комиссии и некоторые оценщики дипломов. Многие оценочные службы принимают копии с заверенным переводом и не требуют апостиль, но некоторые университеты, медицинские и инженерные комиссии, а также органы допуска к адвокатской практике его требуют. Изучите требования вашей программы или комиссии перед тем, как заказывать что-либо.
• Государственные органы штатов. Отдел транспортных средств, бюро регистрации актов гражданского состояния или окружной секретарь суда может попросить апостилированное свидетельство о рождении или браке для смены имени, получения REAL ID или брачной лицензии. Практика различается от штата к штату и от офиса к офису.
• Консульства и иностранные учреждения. Российскому или украинскому документу, используемому в третьей стране, или американскому документу, используемому в России или Украине, обычно требуется апостиль страны, выдавшей документ. Американский документ получает апостиль от секретаря штата, который его выдал, а не от консульства.

Правило простое: только учреждение, которое будет принимать документ, может сказать, нужен ли ему апостиль. Спрашивайте письменно и сохраняйте ответ.

Где ставят апостиль в России по типу документа

Апостиль ставится только в стране, выдавшей документ, и только тем органом, который отвечает за этот тип документов. Получить его в российском консульстве в США нельзя. Если вы уже находитесь в США, за вас может обратиться родственник или представитель по нотариально заверенной доверенности.

• Свидетельства гражданского состояния (о рождении, браке, разводе, смерти, перемене имени): орган ЗАГС того региона, где было выдано свидетельство.
• Документы об образовании (дипломы, приложения к дипломам, школьные аттестаты): региональный орган управления образованием того региона, где расположено учебное заведение.
• Нотариальные документы, судебные решения, доверенности и нотариально заверенные копии: территориальный орган Министерства юстиции по региону.
• Справки об отсутствии судимости: информационный центр МВД, выдавший справку; справку и апостиль на неё часто можно запросить одновременно.
• Архивные выписки и справки: региональный архивный орган.

Практическое предупреждение: органы ЗАГС часто отказываются ставить апостиль на ламинированное свидетельство, потому что печать и подпись под пленкой невозможно проверить, а многие свидетельства советского времени именно такие. Решение простое: запросить в том же органе повторное свидетельство и апостилировать уже его. Документы советского времени апостилируют органы той страны, где сейчас находится выдавший их орган, поэтому свидетельство о рождении, выданное в советской Украине, апостилируется в Украине, а не в России.

Где ставят апостиль в Украине по типу документа

В Украине апостиль централизован в трёх министерствах, а заявления принимаются через их территориальные подразделения, органы регистрации актов гражданского состояния и, для документов об образовании, через информационный центр министерства. Украинские консульства в США тоже не выдают апостиль, поэтому обычный путь: обращение через родственника с доверенностью.

• Документы гражданского состояния (о рождении, браке, разводе, смерти, перемене имени), судебные решения, нотариальные документы и выписки из реестра: Министерство юстиции, заявления подаются через его региональные подразделения и через органы ДРАЦС.
• Дипломы, приложения к дипломам, зачётные книжки, школьные аттестаты и другие документы об образовании: Министерство образования и науки.
• Всё остальное, включая справки об отсутствии судимости, медицинские справки, архивные документы и документы, выданные другими государственными органами: Министерство иностранных дел.

Украинские апостили, выданные за последние годы, можно проверить онлайн по номеру, и некоторые учреждения в США так и делают. Держите лист апостиля прикреплённым к документу: отдельный лист теряет силу.

Перевод самого апостиля

Как только апостиль прикреплён, он становится частью документа, и полный перевод включает его. Апостиль печатается на русском или украинском языке с французским заголовком, который требует конвенция, а его десять полей переводятся так же, как любая другая страница: выдавший орган, имя и должность лица, подписавшего исходный документ, печать, место, дата, номер апостиля и блок подписи. Если апостиль стоит на обороте свидетельства, эта сторона фотографируется и переводится вместе с лицевой.

Порядок действий важен. Сначала получите апостиль, потом заказывайте перевод, чтобы перевод сразу охватывал апостиль. Если вы перевели документ раньше, а апостиль поставили позже, страницу апостиля придётся переводить отдельно, вторым коротким заказом. Он стоит от $23.70, заверение включено.

Не ставьте апостиль на сам перевод. Апостиль подтверждает подписи официальных лиц в стране, выдавшей документ. Заявление переводчика, сделанное в США, не является российским или украинским официальным документом, и американский апостиль на нём имеет смысл только тогда, когда перевод отправляется за границу.

Короткий план действий

1. 1Спросите у принимающего учреждения, нужен ли ему апостиль. Для USCIS ответ отрицательный, если вам не сказали иначе.
2. 2Если апостиль нужен, определите орган, выдающий его для этого типа документа в России или Украине, и подайте заявление лично или по доверенности.
3. 3Если свидетельство ламинировано или повреждено, сначала запросите повторное.
4. 4Сфотографируйте документ с прикреплённым апостилем, обе стороны.
5. 5Закажите заверенный перевод всего комплекта, включая апостиль.