Апостиль для російських та українських документів у США

Що таке апостиль і чим він не є

Апостиль, це стандартизований сертифікат, який орган країни, що видала документ, додає до офіційного паперу. Він підтверджує, що підпис, повноваження особи, яка підписала документ, і печатка на ньому справжні. Країни, що приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року, визнають апостилі одна одної замість ланцюжка консульської легалізації. Росія, Україна і США є учасницями цієї конвенції.

Апостиль не підтверджує, що зміст документа відповідає дійсності, і нічого не перекладає. Це штамп або прикріплений аркуш із десятьма пронумерованими полями під заголовком Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961): країна, хто підписав документ і в якій якості, яку печатку він має, а також де, коли, ким і під яким номером видано апостиль. У Росії це, як правило, штамп на самому документі або на аркуші, підшитому до нього; в Україні частіше це окремий прикріплений аркуш.

Чи потрібен апостиль USCIS? Зазвичай ні

Для імміграційних заявок відповідь майже завжди негативна. Регламент USCIS щодо документів іноземною мовою вимагає повний переклад англійською з підписаним засвідченням перекладача про повноту, точність і компетентність. Апостиль на свідоцтвах про народження, шлюб, розлучення чи довідках з поліції там не згадується. Для форм I-130, I-485, I-765 і N-400 стандартний пакет це чітка копія оригіналу та засвідчений переклад.

Плутанина виникає з двох причин. Офіцер може попросити додаткове підтвердження документа, якщо виникли сумніви, а деякі заявники додають апостиль заздалегідь. Це особистий вибір, а не вимога. Якщо у вас уже є апостиль на документі, додайте його й перекладіть разом з рештою. Якщо апостиля немає, не варто затримувати подачу заради нього, якщо тільки цього не вимагають інструкції до форми або окремий запит USCIS.

Хто вимагає апостиль

За межами імміграційної системи кожна установа встановлює власні правила. Найчастіше апостиль вимагають такі:

• Суди. Іноземний офіційний документ, поданий як доказ у суді США, зазвичай потребує автентифікації, і апостиль, це стандартний спосіб її забезпечити для документів з країн Гаазької конвенції. Типові приклади: рішення про розлучення, судові постанови та нотаріально засвідчені доручення.
• Університети, ліцензійні комісії та деякі оцінювачі кваліфікацій. Багато служб оцінювання приймають копії із засвідченим перекладом і не вимагають апостиля, але деякі університети, медичні та інженерні комісії, а також органи допуску до адвокатської практики його вимагають. Перевірте вимоги вашої програми чи комісії, перш ніж щось замовляти.
• Державні установи. DMV, орган реєстрації актів цивільного стану чи канцелярія округу може вимагати апостильоване свідоцтво про народження чи шлюб для зміни імені, заявки на REAL ID або отримання шлюбної ліцензії. Практика відрізняється залежно від штату й установи.
• Консульства та іноземні установи. Російський чи український документ, який використовують у третій країні, або американський документ, який використовують у Росії чи Україні, зазвичай потребує апостиля від країни, що видала документ. Американський документ отримує апостиль від секретаря штату, який його видав, а не від консульства.

Правило просте: лише установа, яка прийматиме документ, може сказати, чи потрібен апостиль. Запитуйте письмово і зберігайте відповідь.

Де ставлять апостиль у Росії, залежно від типу документа

Апостиль видають лише в тій країні, що видала документ, і лише той орган, який відповідає за цей тип документа. Отримати його в російському консульстві у США неможливо. Якщо ви вже перебуваєте в США, за вас це може зробити родич або представник із нотаріально засвідченим дорученням.

• Свідоцтва про цивільний стан (народження, шлюб, розлучення, смерть, зміна імені): орган РАЦС того регіону, де видано свідоцтво.
• Документи про освіту (дипломи, додатки до дипломів, шкільні атестати): регіональний орган управління освітою того регіону, де розташований навчальний заклад.
• Нотаріально засвідчені документи, судові рішення, доручення та нотаріальні копії: територіальний орган Міністерства юстиції відповідного регіону.
• Довідки про відсутність судимості: інформаційний центр МВС, що видав довідку; довідку й апостиль часто можна замовити одночасно.
• Архівні виписки й архівні довідки: регіональний архівний орган.

Практичне попередження: органи РАЦС часто відмовляються ставити апостиль на ламіноване свідоцтво, бо через плівку неможливо перевірити печатку й підпис, а багато свідоцтв радянського періоду саме ламіновані. Вихід, це запросити в тому самому органі дублікат свідоцтва і поставити апостиль на нього. Документи радянського періоду апостилюють у тій країні, де сьогодні розташований орган, який їх видав, тож свідоцтво про народження, видане в радянській Україні, апостилюють в Україні, а не в Росії.

Де ставлять апостиль в Україні, залежно від типу документа

В Україні апостилювання зосереджено в трьох міністерствах, а заяви приймають їхні територіальні підрозділи, органи РАЦС і, для освітніх документів, інформаційний центр міністерства. Українські консульства у США теж не видають апостилі, тож зазвичай усе оформлює родич за дорученням.

• Документи про цивільний стан (народження, шлюб, розлучення, смерть, зміна імені), судові рішення, нотаріально засвідчені документи та виписки з реєстрів: Міністерство юстиції, заяви подаються через його регіональні управління та через органи державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС).
• Дипломи, додатки до дипломів, академічні довідки, шкільні атестати та інші освітні документи: Міністерство освіти і науки.
• Усе інше, включно з довідками про відсутність судимості, медичними довідками, архівними документами та документами інших державних органів: Міністерство закордонних справ.

Українські апостилі, видані останніми роками, можна перевірити онлайн за номером, і деякі установи у США цим користуються. Тримайте аркуш апостиля прикріпленим до документа; окремий аркуш втрачає силу.

Переклад самого апостиля

Щойно апостиль прикріплено, він стає частиною документа, і повний переклад включає його. Апостиль надрукований російською чи українською з французьким заголовком, якого вимагає конвенція, а його десять полів перекладаються як будь-яка інша сторінка: орган, що видав документ, ім'я та посада особи, яка підписала основний документ, печатка, місце, дата, номер апостиля та підписи. Якщо апостиль розміщено на зворотному боці свідоцтва, цей бік фотографують і перекладають разом із лицьовим.

Порядок дій важливий. Спочатку отримайте апостиль, потім замовляйте переклад, щоб він охопив і апостиль. Якщо спершу перекласти документ, а апостиль поставити пізніше, апостильну сторінку доведеться перекладати окремо, невеликим додатковим перекладом. Апостиль входить у ціну документа без доплати, засвідчення включено.

Не ставте апостиль на переклад. Апостиль засвідчує підписи посадових осіб у країні, що видала документ. Засвідчення перекладача, оформлене в США, не є російським чи українським офіційним документом, і американський апостиль на ньому має сенс лише тоді, коли переклад використовуватимуть за кордоном.

Короткий алгоритм рішень

1. 1Запитайте установу, яка прийматиме документ, чи потрібен апостиль. Для USCIS відповідь негативна, якщо вам не сказали інакше.
2. 2Якщо потрібен, визначте орган, що видає апостиль для цього типу документа в Росії чи Україні, і подайте заяву особисто або через доручення.
3. 3Якщо свідоцтво ламіноване чи пошкоджене, спершу запросіть дублікат.
4. 4Сфотографуйте документ з прикріпленим апостилем, з обох боків.
5. 5Замовте засвідчений переклад усього комплекту, включно з апостилем.